Ab sofort, mit der neuen Version v1.162.x haben Sie die Möglichkeit Einwilligungserklärungen in Zusammenhang mit der WebUntis Datenschnittstelle abzubilden. Wird die Nutzung von Geevoo von einzelnen Schüler/innen abgelehnt, mussten vorher bei jedem Import die Schüler/innen gelöscht werden. Das sorgt für hohen manuellen Aufwand und ist weder praktikabel noch datenschutzfreundlich. Mit der neuen Anpassung haben Sie die Möglichkeit einzelne Schüler/innen persistiert in WebUntis von der Nutzung in Geevoo auszuschließen. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, grundsätzlich alle Schüler/innen auszuschließen und nur ausgewählte Schüler/innen bzw. jene mit expliziter Einwilligung zur Nutzung freizugeben. Dieser Artikel hilft Ihnen bei der Einrichtung.
Einrichtung in Geevoo
In den Integrationseinstellungen von WebUntis in Geevoo finden Sie jetzt im Reiter Grundeinstellungen den sogenannten "Blacklist-Modus". Dieser ist standardmäßig aktiv und sorgt dafür, dass grundsätzlich alle Schüler/innen aus WebUntis übernommen werden. Schüler/innen die einen Opt-Out in WebUntis eingestellt haben, werden ignoriert. Mehr dazu später.
Einrichtung in WebUntis
Für die Nutzung in WebUntis sind einige Schritte erforderlich. Wir unterscheiden hier zwischen der Opt-Out-Option und der Opt-In-Funktion. Während im Opt-Out explizit wiedersprochen wird, erfordert der Opt-In eine explizite Einstellung. Wir begleiten Sie gerne durch die einzelnen Einrichtungsschritte.
- Melden Sie sich zunächst in der WebUntis-Oberfläche ein. Sie brauchen hierbei Zugriff auf die Stammdaten inkl. auf die Einstellungen "Schülereigenschaften".
- Wählen Sie in der Navigationsleiste den Eintrag "Stammdaten" und anschließend "Schülereigenschaften". Die Option "Schülereigenschaften" befindet sich etwas weiter unten. Ggf. müssen Sie etwas runterscrollen.
- Hier haben Sie die Möglichkeit, neue Attribute für Schüler/innen-Stammdaten zu erstellen. Diese neuen Attribute sind dann ganz normal Teil der Stammdaten-Maske. Weitere Informationen finden Sie hier.
- Dort können Sie nun ein neues Attribut erstellen durch einen Klick auf die Schaltfläche "Neu". Wenn Sie die Blacklist-Funktion nutzen, wählen Sie als Kurznamen "geevoo_blacklist", andernfalls "geevoo_whitelist". Diese Bezeichnungen ermöglichen es uns die Optionen auszulesen und zu berücksichtigen. Abweichende Namen können von uns nicht erkannt werden und sorgen ggf. für inkorrekte Imports.
- Der Langname ist freiwählbar und dient der Darstellung in WebUntis. Wir empfehlen eine sprechende Bezeichnung wie z.B. "Opt-In Geevoo", "Nutzung von Geevoo" oder "Von Geevoo ausschließen".
- Wählen Sie als Zugriff "Stammdaten" und als Typ "Ja/Nein-Wert" aus.
- Wenn Ihre Daten in etwa so aussehen, wie bei uns, können Sie das Attribut speichern.
Diese Einstellung ist einmalig und muss nach der Einrichtung nicht mehr angepasst werden. Solange das Attribut als Aktiv markiert ist, haben sie nun unter den Stammdaten ein neues Feld, analog zu Ihren Einstellungen. Wir haben für Sie beide Optionen erstellt und im Bild markiert. Setzen Sie die Felder nun in WebUntis, werden Sie automatisch im nächsten Import nach Geevoo übernommen. Dabei ist wichtig zu sagen, dass Opt-Out-Schüler/innen nicht automatisch gelöscht werden, sondern lediglich keine neuen Daten erhalten.
Wie hilft mir das bei der Verwaltung?
Durch diese neuen Optionen haben Sie die Möglichkeit, die Integration von WebUntis DSGVO-konform abzubilden. Sie können dadurch alle Kombinationen wie das Opt-In und das Opt-Out-Verfahren frei nutzen und den Prozess wählen, der für Sie am praktikabelsten ist.