Schritt 1: Anmelden
Melden Sie sich auf der Geevoo-Verwaltungsoberfläche (management.geevoo.de) mit Ihren Anmeldedaten an.
Schritt 2: Navigation
Klicken Sie auf den Reiter „Datenmigration“ in der Seitenleiste, um zur Übersicht der Migrationsmöglichkeiten zu gelangen.
Schritt 3: Lehrerimport auswählen
Dort wählen Sie die Option „Schüler/innen aus Excel“ aus, hierbei ist es nicht wichtig, ob Sie eine CSV-Datei oder Excel-Datei für den Import verwenden. Wir empfehlen eine UTF-8 formatierte CSV-Datei.
Schritt 4: Auswahl der Import-Datei
Wählen Sie die zu importierende Datei aus, die Ihre Schülerkonten-Informationen enthält. Wenn Sie unsicher sind, wie die Datei strukturiert sein sollte, finden Sie Formatvorlagen in der Seitenleiste unter „Ressourcen“.
Wichtig: Bitte achten Sie darauf, dass wenn Sie eine CSV-Datei zum Import verwenden, dass diese im UTF-8 Format formatiert ist. Ansonsten kann es zu Formatierungsfehlern kommen.
Schritt 5: Auswählen der Spaltenzuordnung
Damit wir Ihre hochgeladenen Daten korrekt importieren können, müssen Sie zunächst die Spaltenzuordnung festlegen. Hierbei wählen Sie pro Datenstrom (Spalte) die korrekte Bezeichnung aus Ihrer Importdatei aus. Orientieren Sie sich anhand der Auswahl-Überschriften, wo welche Spaltenzuordnung hingehört. Anschließend bestätigen Sie die Zuordnung mit der Schaltfläche „Zuordnung übernehmen“.
Mehrfachzuordnungen bei der Klasse sind möglich, hierfür müssen die Klassen kommagetrennt hintereinander in derselben Zelle stehen.
Sollte beim Bestätigen der Spaltenzuordnung eine Fehlermeldung aufkommen, dass die Spaltenzuordnung überprüft werden sollte, liegt dies vermutlich an einem Datums-Formatierungsfehler. Bitte stellen Sie sicher, dass die korrekten Spalten der Datumsfelder zugeordnet sind. Bitte überprüfen Sie außerdem, ob die Datumsangaben in einem gültigen Format erfolgt sind. Sollten Sie eine Excel-Datei für den Import nutzen, überprüfen Sie bitte, ob die Datums-Spalten mit dem Zellentyp „Datum“ ausgefüllt sind.
Schritt 6: Einstellung des Imports
Nachdem die Spaltenzuordnung erfolgreich übernommen wurde, geht es nun an die Einstellung des Importes. Hier haben Sie die Möglichkeit, den Import zu konfigurieren:
Schüler/in benachrichtigen
Hiermit werden alle Schüler:innen mit einer gültigen E-Mail-Adresse über Ihr Geevoo-Konto informiert. Sie erhalten außerdem die Zugangsdaten sowie eine Einrichtungsanleitung ebenfalls per Mail.
Lehrkräfte benachrichtigen
Hiermit werden alle hinterlegten Klassenlehrkräfte über den Datenimport informiert. Diese erhalten zudem die Anmeldelisten mit den Aktivierungscodes Ihrer eigenen Schüler:innen per Mail.
Bitte beachten Sie, dass für diese Option die zuständigen Lehrkräfte bereits angelegt und korrekt zugeordnet sein müssen.
Sammel-Nachricht
Hierbei werden alle Anmeldelisten an eine zentrale E-Mail gesendet. Die Anmeldelisten können dann von der Hauptverwalter:in anderweitig verteilt bzw. ausgegeben werden. Hierfür wird in der regel eine zentrale Verwaltungsmail genutzt.
Nicht vorhandene Schüler/innen ablaufen lassen
Sollten Sie grundsätzlich nur Gesamtdaten-Importe machen, also alle Schülerdaten gleichzeitig importieren, können Sie die genannte Funktion nutzen. Hiermit werden alle Geevoo-Schülerkonten, welche nicht in der Importliste vorhanden sind als abgelaufen markiert. Diese Funktion kann hilfreich sein, wenn Sie eine hohe Schülerfluktuation haben und nicht die Konten manuell entfernen wollen.
Bitte beachten Sie, dass diese Einstellung nicht rückgängig gemacht werden kann. Deshalb nutzen Sie diese Funktion nur, wenn Sie wissen, was Sie tun.
Ablaufdatum
Sollten Sie kein Ablaufdatum im Datenimport hinterlegt haben, haben Sie nun die Möglichkeit ein zentrales Ablaufdatum für die importierten Schüler:innen zu setzen. Wählen Sie dazu einfach ein Wunschdatum aus und alle Schülerausweise, welche nicht das Ablaufdatum bereits durch die CSV-Datei erhalten haben, bekommen das ausgewählte Datum als Ablaufdatum.
Bestätigen Sie im Anschluss mit „Konfiguration übernehmen“.
Schritt 7: Datenvorschau
Bevor der Import gestartet werden kann, müssen Sie noch ein letztes Mal die Spaltenzuordnung überprüfen. Hierfür haben wir eine Datenvorschau der ersten 10 Datensätzen eingefügt, womit Sie nochmal die Datenzuordnung überprüfen können. Bitte seien Sie bei diesem Schritt aufmerksam, sodass keine unwiderruflichen Zuordnungsfehler auftreten.
Anschließend können Sie oben rechts mit „Weiter“ den Import starten.
Schritt 8: Abgeschlossen
Nachdem der Import abgeschlossen ist, sind alle Daten wie gewünscht angelegt. Die Schüler:innen erhalten ggf. Ihre Anmeldedaten zur Plattform per Mail und die Klassenzuordnung ist auch automatisch korrekt vorgenommen.
